Tema 1

Digitalisering - Att styra och Leda 2022


Digitalisering - effekter och möjligheter under och efter Covid-19 

Den digitala mognaden i Sverige har länge kritiserats för att vara låg, trots åratal av satsningar på infrastruktur, kommissioner och utredningar. När Covid-19 pandemin slog till under våren 2020 fick alla offentliga organisationer på kort tid ställa om sin verksamhet, i större eller mindre utsträckning. En del i omställningen handlar om digitaliseringen, dvs vilka förutsättningar för omställning som fanns och hur omställningen kunde genomfördes med hjälp av digitala verktyg och system. Samtidigt har det funnits många begränsningar i vad som varit möjligt att ställa om och hanteras som har bäring på digitaliseringen. I detta tema tar vi därför utgångspunkten i hur olika organisationer har hanterat denna påskyndade digitala omställning och vilka effekter och möjligheter för det ”nya normala” som har identifierats? Vi kommer diskutera olika erfarenheter utifrån både forskning och praktik, med fokus hur organisationers ledning, dess chefer och medarbetare hanterade den digitala omställningen, hur samarbete och samverkan över organisationsgränser hanterats men också nya idéer kring hur den digitala omställningen nu kommer fortsätta. Avslutningsvis kommer de viktigaste lärdomarna diskuteras ur ett framtidsperspektiv.
 

Session 1a – Digitaliseringens effekter och möjligheter under och efter Covid-19 – lärdomar ur ett organisationsperspektiv

Redan innan pandemin fanns det i många offentliga organisationer både tekniska och digitala förutsättningar för att förändra arbetssätt mot ett mer digitalt arbetssätt, men dessa möjligheter infriades aldrig fullt ut i praktiken. Helt plötsligt, kopplat till Covid-19, har det gått att snabbt ställa om till ett arbete på distans och med hjälp av nyttjandet av digitala hjälpmedel. Således kan man prata om Covid-19 som ett raketbränsle för att skapa ett momentum i den digitala omställningen. Men kritiska röster från ledande forskare har pekat på att det egentligen inte skett någon digital omställning i egentlig mening, det vi gjorde på papper förr gör vi nu på samma sätt fast digitalt. De frågor som därför kommer diskuteras under deltemat handlar om hur olika organisationer har hanterat behovet av den påskyndade digitala omställningen och vilka effekter och möjligheter som har identifierats? Vidare kommer sessionen handla om vilka framgångsfaktorer som har identifierats för att offentliga organisationer har kunnat erbjuda sina medborgare och patienter olika tjänster och service med ökad digitaliseringsgrad? Sessionen kommer också belysa hur den digitala omställningen har främjats eller hindrats av samarbete mellan olika aktörer och organisationer. Ett särskilt fokus kommer läggas på hur de viktigaste erfarenheterna under pandemin nu kan hanteras i det ”nya nuet” i ett framtidsperspektiv.

Moderator: Per Thilander, universitetslektor, fil dr, Företagsekonomiska institutionen
Talare från universitetsvärlden: professor Johan Magnusson, Göteborgs universitet och tillika föreståndare för Scandinavian Center for Digital Innovation (SCDI)
Talare från offentlig sektor: Patrik Sundström, digitaliseringschef, SKR.

Session 1b – Digitalisering av arbete i vård, skola och omsorg under och efter Covid-19 – lärdomar ur ett ledarskap- och medarbetarperspektiv

Alla offentliga verksamheter har på olika sätt påverkats av pandemin under Covid-19. Sättet att bedriva den normala verksamheten har på kort tid fått ställas om, genom t.ex. hemarbete och nyttjandet av digitala tjänster för patientbesök, studier och andra aktiviteter. Denna omställning har påverkat både chefer och medarbetare i deras vardag och nya frågor på tidigare utmaningar har kommit i dager. Inom ramen för sitt personalansvar har chefer alltid haft utmaningar med bemanning, kompetensutveckling och personalsociala frågor, men behovet av den snabba digitala omställningen har väckt liv i nya frågor, t.ex. hur du leder en arbetsgrupp digitalt som du inte längre träffar fysiskt eller hur du bäst leder hybridmöten? Den digitala omställningen har också påverkat de tidigare arbetssätten mellan kollegor men också mellan medarbetare och brukare/patienter/elever och vilka lärdomar har dragits under pandemin? Vidare kommer sessionen att fokusera på vilka utmaningar och möjligheter som har identifierats i det nya och påtvingade distansarbetet i hemmiljö utifrån ett ledarskaps- och medarbetarskapsperspektiv? Under sessionen kommer vi diskutera dessa frågeställningar med inspel från forskning men också mer praktiska erfarenheter från verksamheter inom vård, skola och omsorg. Ett särskilt fokus kommer läggas på hur de viktigaste erfarenheterna under pandemin nu kan hanteras i det ”nya nuet” i ett framtidsperspektiv.

Moderator: Per Thilander, universitetslektor, fil dr, Företagsekonomiska institutionen
Talare från universitetsvärlden: t.b.a
Talare från offentlig sektor: t.b.a

Tema 2

Robusta och begripliga styrsystem? En pandemi som ”stresstest”

Den period vi nu upplevt har inneburit starkt förändrade förutsättningar för effektiv styrning av våra verksamheter. Detta gäller behov av snabba omställningar och nya lösningar samt väsentliga utmaningar när det gäller att kunna förklara vilka åtgärder som är nödvändiga och varför. Pandemin bör ha varit en god möjlighet för många att se hur våra styrsystem klarar att av finna balansen mellan att sålla fram information utan att missa väsentliga aspekter samt stödja en god dialog under utmanande omständigheter. Vi tar utgångspunkt i denna turbulenta tid och vi ser pandemin som ett ”stresstest” av våra styrsystems förmåga att stödja oss även när det blåser. En session kommer att ägnas åt att diskutera om hur våra styrsystem har visat sig robusta, d.v.s varit stabila nog för att ge en struktur att arbeta i samtidigt som de varit anpassningsbara nog för att hantera de många oväntade situationerna som dykt upp. En andra session kommer diskutera vilken pedagogik som krävs för att skapa en förståelse för effekter av snabbt föränderliga ekonomiska förutsättningar.

 

Session 2a - Robusta styrsystem?

Ett robust styrsystem ger verksamheten stabilitet samtidigt som det möjliggör att hantera snabba omställningar och nya situationer. När osäkerheten är hög och snabba reaktioner behövs, blir det än viktigare för ledningar att ha väl fungerande kanaler för att både få information från och diskutera med chefer runt om i verksamheterna – samtidigt som frågorna lätt blir många och ledningskapaciteten ansträngd. Det blir också svårare för en ledning att veta vad som är rimliga mål och rätt arbetsmetoder i kristider.
Under denna session ställer vi oss frågor om våra styrsystem har tillåtit och stött:
  • arbetet med att snabbt växla upp och ner i verksamhetsvolym?
  • att hantera behov på olika sätt i olika delar av verksamheten?
  • att samarbeta tvärfunktionellt och interorganisatoriskt när det behövts?
  • att testa nya lösningar, och snabbt skrota dem om de inte lyckas utan att det framstått som stora misslyckanden?
Moderatorer: Mikael Cäker och Johan Åkesson
Talare från universitetsvärlden: Professor Kalle Kraus, Handelshögskolan i Stockholm
Talare från offentlig verksamhet: t.b. a


Session 2b - Begripliga styrsystem?

Pandemin har satt ledningen och controllers pedagogiska förmåga i fokus. Styrning skall leda och stödja medarbetare i deras arbete och skapa en förståelse hos omgivningen för vår användning av resurser. Pengar i den offentliga sektorn skall producera tjänster – att ha pengar kvar kan lika väl betyda att vi har gjort för lite, som att vi har presterat bra… Vidare har det finansiellt osäkra läget med både nya utgiftsposter och stora stödinsatser från staten inneburit stora och oväntade både in- och utflöde av pengar som inte alltid gått hand i hand.  Vi måste kunna göra både pengar och vad vi gör för dem begripligt. Bildspråk och att lägga vikt vid hur information presenteras kan betyda mycket för att organisationen får arbetsro och förtroende. Under seminariet ges exempel på olika former av visualisering som kan stödja förståelsen av sambanden mellan verksamheten och ekonomin.

Moderatorer: Johan Åkesson och Mikael Cäker
Talare från universitetsvärlden: Bitr. universitetslektor Emelie Havemo, Linköpings universitet
Talare från offentlig verksamhet: t.b. a

 

Tema 3

Organisering och arbetsmiljö när applåderna tystnat

Pandemin har synliggjort olika villkor på arbetsmarknaden. Medan digitala lösningar och restriktioner inneburit distansarbete för hundratusentals svenskar har det blivit tydligt hur arbetet i välfärdens kärna förutsätter närvaro, tillgänglighet och anpassning. Det är ingen överdrift att säga att sjuksköterskor och lokalvårdare, busschaufförer och läkare, pedagoger och kommunikatörer har burit Sverige genom krisen. De har stått i frontlinjen och genom sina arbetsinsatser både bekämpat och lindrat konsekvenserna av Coronaviruset. Frågan är hur vi gör för att tillvarata den uppmärksamhet och den uppskattning som vård, skola och omsorg rönt under pandemin? Det tredje temat för konferensen kommer att handla om chefer och medarbetare inom välfärden och deras arbetsmiljö.
 

Session 3a -  När applåderna tystnat – dags att uppvärdera välfärdsjobben!

Vilka konsekvenser har pandemin fått för arbetsvillkoren på arbetsmarknaden i stort och för välfärden i synnerhet? Hur ser prognosen ut för framtiden? Och hur ser förutsättningarna och strategierna ut - nationellt och lokalt - för en fortsatt kompetensförsörjning inom skola, vård och omsorg? Med detta som bakgrund vill vi särskilt diskutera de utmaningar som kommer av att andelen äldre i befolkningen ökar, att bemanningsbehovet i vård och omsorg ökar och att behovet av att behålla kvalificerad äldre arbetskraft i verksamheten blir vitalt. Resonemangen handlar om age management och ledarskapande

Moderatorer: Lisa Björk Fil dr. Utvecklingsledare. Institutet för stressmedicin, VGR, Linda Corin Fil dr. Utvecklingsledare. Institutet för stressmedicin, VGR
Talare från universitetsvärlden: Rolf Solli, professor emeritus Högskolan i Borås och Förvaltningshögskolan i Göteborg, Maria Wolmesjö, bitr professor och forskningsledare, Högskolan i Borås

Session 3b - När applåderna tystnat – dags att styra mot friska organisationer

Vad är det som gör välfärdsjobben unika och vad kännetecknar en välfungerande arbetsplats inom skola, vård och omsorg? Hur skapas delaktighet på riktigt och hur kan vi bättre ta tillvara medarbetarnas kunskap och engagemang i verksamhetsutveckling? Vad är en frisk organisation och hur skapas förutsättningar för detta i styrningen av regioner och kommuner? Detta är frågor som kommer att belysas och diskuteras under sessionen.

Moderatorer: Lisa Björk Fil dr. Utvecklingsledare. Institutet för stressmedicin, VGR, Linda Corin Fil dr. Utvecklingsledare. Institutet för stressmedicin, VGR
Talare från universitetsvärlden: Gunnel Hensing, professor i socialmedicin, Göteborgs universitet
Talare från offentlig verksamhet: Magnus Lord, civilingenjör, civilekonom


 

Tema 4

Lärdomar kring att leda och styra i händelsedrivna tider

Det är en minst sagt märklig tid vi befinner oss i. Pandemin har bidragit till ett ökat fokus på samhällets sårbarhet. Oroliga tider skapar många nya frågor. Att lära i och av en kris är viktigt. Det gånga åren har varit händelsdrivet för många verksamheter, även för sektorer som inte direkt berörts av covids epidemiska effekter. Kommuner, regioner och myndigheter har varit tvungna att komplettera vedertagen robust planeringslogik med att löpande svara an och agilt parera för händelsesammanhang och konsekvenser som inte lätt kan förutses, och de förväntas ha gjort lärdomar som därmed ökar deras beredskap att leda nytänkande och ta tillvara gjorda erfarenheter kring nya samarbeten, såväl internt som externt. Gjorda erfarenheter är självfallet den största tillgången, men också det största hindret, såtillvida att de också kan begränsa villigheten att ändra något invant eller att pröva något nytt.  Vissa lärdomar går att knyta till befintliga utvecklingsstrukturer, exempelvis systematiskt kvalitetsarbete, medan för andra lärdomar behövs nya utvecklingssammanhang skapas för att gjorda lärdomar ska bära frukt. Under detta tema kommer vi diskutera det gångna årens gjorda lärdomar kring att leda och styra i händelsedrivna tider, finns motsvarande ”basala organiseringsrutiner” som är väsentliga att uppmärksamma och eventuellt återupptäcka, hur bygger vi upp ny organisatorisk kapacitet och utvecklar i grunden stabila offentliga institutioner kring inte bara vård, skola omsorg, utan även samhällsplanering och näringslivsutveckling. Temat organiseras kring gjorda erfarenheter från ett större forsknings- och utvärderingsprogrammet, Kommuner i Coronatider, med deltagande från både Kommunforskning i Västsverige och berörda kommuner.


Session 4a Leda förändring i händelsestyrda tider

Sessionen fokuserar på att leda förändring i händelsestyrda tider. I en kris hotas grundläggande värden för ett samhälle eller en organisation. Beslut måste fattas under stark tidspress i en situation som präglas av osäkerhet, med tvära kast i förutsättningar och kunskapsläge. Tidspressen under Corona har tillskillnad mot ”vanliga kriser” varat exceptionellt långdragen och flera vittnar om ständigt stabsläge. Håll i och håll ut har vi hört, men vad betyder det konkret för chefer och ledare i deras ledningsarbete? Vilka är de gjorda lärdomarna av att leda i långvarig kris och omställning, och hur kan gjorda insikter användas framgent?
 

Session 4b Att bygga organisatorisk kapacitet och flexibel beredskap

Sessionen fokuserar på att bygga organisatorisk kapacitet och flexibel beredskap. Kris och oväntade händelser kan utgöra ett utmärkt lärtillfälle för organisationer. Pandemin har ställt stora krav på förmåga till omställning och inneburit ett snabbt lärande för de flesta i samhället, både som individer och som organisationer. Mycket av det förändringsarbete som görs i organisationer i vanliga fall är planeringsdrivet, men under pandemin har omställningen snarare varit händelsestyrd och framtvingad av förlopp och beslut bortom många gånger den egna organisationens kontroll. Pandemin har dessutom tvingat kommunen att genomföra förändringar på kort tid, utan tillgång till kunskap och har inneburit att både arbetssätt och fysiska och tekniska lösningar behövt förändras, mer eller mindre radikalt. Vilka är lärdomarna av händelsestyrt förändringsarbete, och hur kan gjorda lärdomar användas framgent i ett mer planeringsdrivet arbete? Hur kan man bygga upp organisatorisk kapacitet för flexibel beredskap

Moderator: Christian Jensen, docent, Företagsekonomiska institutionen samt Kommunforskning i Västsverige
Talare från universitetsvärlden: Jessica Algehed, tekn dr, Kommunforskning i Västsverige, Gustaf Kastberg, professor, Förvaltningshögskolan samt Kommunforskning i Västsverige, Bengt Johansson, professor, Institutionen för journalistik, media och kommunikation samt Kommunforskning i Västsverige, Mikael Löfström, docent, Förvaltningshögskolan samt Kommunforskning i Västsverige
Talare från offentlig verksamhet: t.b.a.